特定技能外国人の受入れ手続きは、入管への在留諸申請が中心です。ところが2025年4月から、入管ではなく市区町村に提出する書類が加わりました。協力確認書です。
制度の開始から1年以上が経ちましたが、様式も提出方法も自治体ごとに異なり、独自の記入項目を設けている自治体もあります。「どこに、いつ、何通出すのか」で迷いやすい書類です。
とくに分かりにくいのが、提出先が2か所になる場合があるという点と、出していない場合にどうなるのかという点です。この記事では、出入国在留管理庁が公表しているQ&Aをもとに、実務で必要になる部分を整理します。
結論｜4点だけ押さえる
① 提出先は市区町村です。入管ではありません。
② 事業所の所在地と、本人の住居地、それぞれの市区町村に出します（同一なら1通）。
③ 在留諸申請を行う「前」に提出します。
④ 未提出そのものへの罰則は定められていません。ただし申請書に申告欄があります。
1. 何のための書類か
根拠は、2025年4月1日に施行された「特定技能雇用契約及び一号特定技能外国人支援計画の基準等を定める省令の一部を改正する省令」です。
この改正で、地方公共団体から共生社会の実現のための施策（共生施策）への協力を要請されたときは、その要請に応じて必要な協力をすることが、特定技能所属機関の基準に追加されました。あわせて、1号特定技能外国人支援計画の作成・実施にあたって、地方公共団体が実施する共生施策を踏まえることも基準に加わっています。
協力確認書は、この協力の意思を市区町村に示す書類です。
「共生施策」とは何を指すのか
入管庁は、特定技能外国人の支援に資するものとして、次のような例を挙げています。
- 各種行政サービス
- 交通・ゴミ出しのルール
- 医療・公衆衛生、防災訓練・災害対応
- 地域イベント、日本語教室
一方で、訪日外国人旅行客向けの案内など、特定技能外国人の支援と明らかに関係がないものは対象外とされています。
2. 提出先｜2か所になるケースに注意
提出先は、特定技能外国人が活動する事業所の所在地が属する市区町村と、本人の住居地が属する市区町村です。両者が同じなら1通、違えば2通になります。
出入国在留管理局に提出する必要はありません。
見落とされやすい点
社宅や寮で受け入れている場合、事業所と住居地が別の市区町村にまたがることは珍しくありません。通勤圏内であっても市区町村が違えば2通です。ここが最も見落とされやすい点だと考えられます。
事業所が複数ある場合
- 複数の市区町村に事業所がある → 各市区町村にそれぞれ提出します
- 同一市区町村に複数の事業所がある → その市区町村内の全事業所を1枚にまとめて記載して提出できます
派遣形態の場合
派遣で受け入れている場合は、雇用契約を締結している特定技能所属機関から、本人が実際に活動している事業所が所在する市区町村へ提出します。
本人が月ごとに異なる市区町村で活動する場合は、その全ての市区町村に提出が必要です。ただし住居地については、新たな転出入がない限り、再提出は不要とされています。
東京23区・政令指定都市の扱い
- 東京の特別区：区に提出します
- 政令指定都市：市に提出します。ただし同一市内の異動であっても、活動する事業所に変更があれば、新たな事業所を記載した協力確認書を改めて提出する必要があります
3. 提出のタイミング
運用開始日（2025年4月1日）以降、次の時点で提出します。
| 状況 | 提出時期 |
|---|---|
| 初めて特定技能外国人を受け入れる | 特定技能雇用契約の締結後、在留資格認定証明書交付申請または在留資格変更許可申請を行う前 |
| すでに受け入れている | 運用開始日以降、初めてその外国人に係る在留資格変更許可申請または在留期間更新許可申請を行う前 |
いずれも在留申請の「前」です。申請と同時でも、申請後でもありません。
なお、上記の時点で、同一の事業所に他の地域に居住している特定技能外国人がいる場合は、それぞれの住居地が属する市区町村にも提出します。
4. 誰が作成し、誰が提出できるか
ここは実務上、区別が必要な部分です。入管庁のQ&Aでは、作成と提出が分けて説明されています。
| 区分 | できる者 |
|---|---|
| 作成できるのは | 特定技能所属機関 行政書士法に基づき、行政書士 |
| 提出できるのは | 特定技能所属機関の代表者（役員を含む）または職員 弁護士、行政書士、登録支援機関の職員等の代理人 |
つまり、登録支援機関の職員は「提出」の代理人にはなれますが、作成できる者としては挙げられていません。
自治体のホームページの中には「登録支援機関等が代理作成することは可能」と記載しているものがありますが、入管庁のQ&Aの記載とは異なります。判断に迷う場合は、入管庁の記載を基準にするのが安全です。
なお、市区町村から要請があった場合を除き、代理人の委任状に係る手続は不要とされています。
5. 出していない場合、どうなるのか
ここが最も多く聞かれる点だと思われます。
結論から言えば、協力確認書を提出していないこと自体に対する罰則は定められていません。
省令で特定技能所属機関の基準として規定されたのは、「地方公共団体から協力を要請されたときに、その要請に応じて必要な協力をすること」です。協力確認書の提出は、その意思を示す手続きという位置づけになります。
入管庁のQ&Aで説明されているのは、協力要請に応じなかった場合の扱いです。地方公共団体から地方出入国在留管理局に相談があった場合、まず事情確認のうえ指導・助言・協力要請が行われることがあり、さらに、共生施策への協力が可能であるにもかかわらず行わないために本人への必要な支援の実施が確保されず、適正な在留および支援計画の適正な実施に重大な支障が生じていると認められる場合には、改善命令等が行われることがあるとされています。
ただし、申請書に申告欄があります
2025年4月以降、在留資格「特定技能」の申請書（所属機関作成用）に、3(32) という項目が追加されています。地方公共団体からの共生社会関係施策への協力要請に応じることとしているかどうか、そして事業所所在地・住居地それぞれの市区町村長への協力確認書の提出の有無と提出年月日を申告する欄です。
オンライン申請については、システム改修が行われるまでの当面の間、フリー欄への入力で対応することとされています。
【要確認：オンラインシステムの対応状況は変わる可能性があります】
つまり、未提出であれば申請の段階でその状態を申告することになります。罰則がないことと、申請で問われないことは別の話です。
6. 再提出が必要になる場面
再提出が必要
- 協力確認書に記載した事項に変更が生じたとき（機関名、担当者連絡先など）
- 事業所の所在地または本人の住居地が変わったとき → 新しい市区町村に提出
- 特定技能所属機関を別法人に変更したとき（個人事業主から法人化した場合など）
なお、事業所の所在地に変更が生じた場合は、特定技能雇用契約の変更関係の届出が別途必要です。協力確認書とは別の手続きなので、混同しないよう注意してください。
7. 支援計画との連動
協力確認書とセットで押さえておきたいのが、1号特定技能外国人支援計画書の「Ⅴ 共生施策関係」です。
- ここに記載する「共生施策を確認した市区町村名」は、協力確認書を提出する市区町村と同じです
- 確認日は、2025年4月1日以降、初めてその外国人に係る在留諸申請を行う日までのいずれかの日付を記入します
- 共生施策の確認は、基本的に各市区町村のホームページの閲覧によって行うことが想定されています
- 事業所が複数ある場合は、主たる事業所を所定欄に、従たる事業所を備考欄に記載します
「Ⅴ 共生施策関係」の項目を変更した場合は、変更日から14日以内に支援計画変更の届出が必要です。
よくある間違い
- 入管に提出しようとする。提出先は市区町村です。出入国在留管理局に提出するのではありません。
- 事業所の市区町村にだけ出す。本人の住居地が別の市区町村なら、そちらにも必要です。寮・アパートの所在地の市区町村が事業所と一致しているか確認してください。
- 登録支援機関に作成まで任せる。入管庁のQ&Aでは、作成できる者として挙げられているのは特定技能所属機関と行政書士です。提出の代理と作成は、区別して考える必要があります。
まとめ
協力確認書は、書類そのものは簡素ですが、提出を忘れがちな書類です。
確認すること
- 提出先は市区町村。事業所所在地と特定技能外国人の住居地の両方
- 在留申請の「前」に提出する
- 未提出自体への罰則はないが、申請書に申告欄がある
- 作成は特定技能所属機関または行政書士。提出の代理はより広い
- 事業所・住居地が変われば、新しい市区町村へ再提出
受入れの段取りとしては、雇用契約を締結した直後に、事業所と住居地の市区町村を確定させ、それぞれの様式を取りに行くという流れになります。様式と提出方法は自治体ごとに異なり、電子フォームで受け付ける自治体もあれば、郵送・持参のみの自治体もあります。独自の記入項目を追加している自治体もあるため、提出先が決まった時点で各市区町村のホームページを確認してください。
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本記事は情報提供を目的としたものです。制度・様式・運用は変更されることがあります。具体的な手続きにあたっては、出入国在留管理庁および各市区町村の最新情報をご確認ください。
主な参照先：出入国在留管理庁「特定技能制度における地域の共生施策に関する連携」／同「特定技能制度における地域の共生施策に関する連携に係るQ&A」
